Verwerkersovereenkomst

1. Details van de verwerking

• Onderwerp en duur: het leveren van Carreh for Business voor de duur van het contract en tot verwijdering volgens sectie 10.
• Aard en doel: het hosten, organiseren, lezen (ook met AI), weergeven, exporteren en verwijderen van reis- en onkostengegevens, zoals de klant dit configureert en opdraagt.
• Betrokkenen: de werknemers, contractors en andere gebruikers van de Klant, en personen die in hun reis- en declaratieregistraties worden genoemd.
• Persoonsgegevens: identiteits- en contactgegevens, rol en afdeling, reisaanvragen, reisschema's, boekingen en reisdocumenten, bonnetjes, onkosten, vergoedingen, goedkeuringen en opmerkingen, aanmeldingsgegevens.
• Special categories: none intended. Travel documents may incidentally contain identity document numbers; the Customer only uploads them where it has a lawful basis.

2. Instructies

Carreh verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, zijnde de Voorwaarden, deze DPA en het gebruik en de configuratie van de Dienst door de Klant, tenzij de wetgeving van de EU of een lidstaat anders vereist; in dat geval informeert Carreh de Klant eerst, tenzij de wet dit verbiedt. Carreh stelt de Klant ervan op de hoogte als zij een instructie onrechtmatig acht.

3. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij Carreh die bevoegd is om de persoonsgegevens te verwerken, is gebonden aan vertrouwelijkheid.

4. Beveiliging

Carreh implementeert de technische en organisatorische maatregelen in Bijlage 1 en houdt ze passend bij het risico. Carreh mag ze bijwerken, mits het algehele beschermingsniveau niet daalt.

5. Subverwerkers

De Klant geeft Carreh toestemming om de hier vermelde subverwerkers te gebruiken. Carreh stelt workspace-Owners minstens 30 dagen van tevoren per e-mail op de hoogte van een nieuwe subverwerker. De Klant kan bezwaar maken op redelijke gronden van gegevensbescherming; als er geen oplossing wordt gevonden, kan de Klant de getroffen Dienst beëindigen en een terugbetaling ontvangen van vooruitbetaalde kosten voor de resterende periode. Carreh legt elke subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze DPA en blijft verantwoordelijk voor hen.

6. Internationale doorgiften

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven aan een land zonder adequaatheidsbesluit, vertrouwt Carreh op de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met waar nodig aanvullende maatregelen.

7. Ondersteuning

Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt Carreh de Klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (de Dienst laat Owners en Admins records vinden, exporteren, corrigeren en verwijderen), en bij beveiliging, datalekmeldingen, impactbeoordelingen en overleg met toezichthoudende autoriteiten.

8. Datalekken

Carreh stelt de klant onverwijld op de hoogte, en uiterlijk 48 uur nadat Carreh op de hoogte is geraakt van een datalek met betrekking tot persoonsgegevens van de klant, met de op dat moment beschikbare informatie, en werkt deze bij naarmate het onderzoek vordert.

9. Retour en verwijdering

De Klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren. Wanneer het contract eindigt, heeft de Klant 30 dagen om te exporteren; daarna verwijdert Carreh de persoonsgegevens binnen 90 dagen, behalve wanneer de wetgeving van de EU of een lidstaat vereist dat ze worden bewaard. Back-ups worden volgens hun normale schema overschreven.

10. Audits

Carreh stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze DPA aan te tonen. De klant mag eenmaal per jaar auditen, met 30 dagen schriftelijke kennisgeving, tijdens kantooruren, onder geheimhouding en op eigen kosten, of vertrouwen op actuele onafhankelijke certificeringen van Carreh's subverwerkers waar deze de verwerking dekken.

11. Aansprakelijkheid en voorrang

De beperkingen van aansprakelijkheid in de Voorwaarden zijn van toepassing op deze DPA, voor zover de wet dat toestaat. Voor de verwerking van persoonsgegevens prevaleert deze DPA boven de Voorwaarden.

12. Bijlage 1: technische en organisatorische maatregelen

• Scheiding: Carreh for Business heeft eigen accounts, database, opslag en sleutels, gescheiden van Carreh's consumenten-apps. De gegevens van elk bedrijf worden apart gehouden en elke aanvraag wordt gecontroleerd op basis van het bedrijfslidmaatschap en de rol van de gebruiker.
• Toegangsbeheer: eenmalige inlogcodes per e-mail; sessies alleen als hashes opgeslagen; Carreh-medewerkers hebben een e-mailcode en een passkey nodig; bevoegde medewerkers openen workspace-inhoud alleen om support te bieden, de Service veilig te houden, fraude te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen, en elke opening wordt vastgelegd in het actielogboek van de workspace.
• Monitoring: aanmeldingen en acties worden vastgelegd met netwerk en apparaat; automatische controles markeren ongebruikelijke aanmeldingen, dubbele of gewijzigde bonnetjes en misbruik, en blokkeren misbruikende netwerken.
• Versleuteling: TLS tijdens transport; versleuteling in rust door de hostingprovider; authenticatorgeheimen versleuteld met AES-256-GCM; codes en tokens gehasht met SHA-256 en een geheime sleutel.
• Logging: een alleen-toevoegbaar, fraudebestendig actielogboek van aanmeldingen en administratieve acties.
• Veerkracht: beheerde database met point-in-time recovery en back-ups; herstelprocedures getest vóór de lancering.
• Ontwikkeling: code review, geautomatiseerde tests waaronder tests die aantonen dat het ene bedrijf niet bij de gegevens van het andere kan; secrets buiten de broncode gehouden.
• Minimalisatie: geen advertentietrackers; AI-providers trainen niet op klantgegevens.