Thỏa thuận xử lý dữ liệu

1. Chi tiết về việc xử lý

• Đối tượng và thời hạn: cung cấp Carreh for Business trong suốt thời hạn hợp đồng và cho đến khi xóa theo mục 10.
• Tính chất và mục đích: lưu trữ, tổ chức, đọc (kể cả với AI), hiển thị, xuất và xóa hồ sơ du lịch và chi phí, theo cách Khách hàng cấu hình và chỉ dẫn.
• Chủ thể dữ liệu: nhân viên, nhà thầu và người dùng khác của Khách hàng, cùng những người được nêu tên trong hồ sơ du lịch và chi phí của họ.
• Dữ liệu cá nhân: thông tin nhận dạng và liên hệ, vai trò và phòng ban, yêu cầu du lịch, lịch trình, đặt chỗ và giấy tờ du lịch, hóa đơn, chi phí, hoàn tiền, phê duyệt và bình luận, hồ sơ đăng nhập.
• Special categories: none intended. Travel documents may incidentally contain identity document numbers; the Customer only uploads them where it has a lawful basis.

2. Hướng dẫn

Carreh chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo hướng dẫn bằng văn bản của Khách hàng, tức là Điều khoản, DPA này và cách Khách hàng sử dụng và cấu hình Dịch vụ, trừ khi luật EU hoặc luật quốc gia thành viên yêu cầu khác; trong trường hợp đó, Carreh thông báo cho Khách hàng trước trừ khi luật cấm. Carreh thông báo cho Khách hàng nếu Carreh cho rằng một hướng dẫn là trái pháp luật.

3. Bảo mật

Mọi người tại Carreh được ủy quyền xử lý dữ liệu cá nhân đều bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật.

4. Bảo mật

Carreh thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức trong Phụ lục 1 và duy trì chúng phù hợp với mức độ rủi ro. Carreh có thể cập nhật các biện pháp này miễn là mức độ bảo vệ tổng thể không giảm.

5. Bên xử lý phụ

Khách hàng cho phép Carreh sử dụng các bên xử lý phụ được liệt kê tại đây. Carreh thông báo cho Chủ sở hữu không gian làm việc ít nhất 30 ngày qua email về bên xử lý phụ mới. Khách hàng có thể phản đối vì lý do bảo vệ dữ liệu hợp lý; nếu không tìm được giải pháp, Khách hàng có thể chấm dứt Dịch vụ bị ảnh hưởng và được hoàn lại phí trả trước cho thời gian còn lại. Carreh áp đặt các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cho mỗi bên xử lý phụ tương đương với DPA này và vẫn chịu trách nhiệm về họ.

6. Chuyển dữ liệu quốc tế

Khi dữ liệu cá nhân được chuyển ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu đến một quốc gia không có quyết định đầy đủ, Carreh dựa vào Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn của Ủy ban Châu Âu, kèm các biện pháp bổ sung khi cần thiết.

7. Hỗ trợ

Có tính đến bản chất của việc xử lý, Carreh giúp Khách hàng trả lời các yêu cầu của chủ thể dữ liệu (Dịch vụ cho phép Chủ sở hữu và Quản trị viên tìm, xuất, chỉnh sửa và xóa hồ sơ), cùng với bảo mật, thông báo vi phạm, đánh giá tác động và tham vấn với cơ quan giám sát.

8. Vi phạm dữ liệu cá nhân

Carreh thông báo cho Khách hàng không chậm trễ quá mức, và muộn nhất là 48 giờ sau khi biết về sự cố dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của Khách hàng, với thông tin có sẵn tại thời điểm đó, sau đó cập nhật khi quá trình điều tra tiếp diễn.

9. Trả lại và xóa

Khách hàng có thể xuất dữ liệu của mình bất cứ lúc nào. Khi hợp đồng kết thúc, Khách hàng có 30 ngày để xuất; sau đó Carreh xóa dữ liệu cá nhân trong vòng 90 ngày, trừ trường hợp pháp luật EU hoặc quốc gia thành viên yêu cầu lưu giữ. Các bản sao lưu được ghi đè theo lịch trình thông thường của chúng.

10. Kiểm toán

Carreh cung cấp thông tin cần thiết để chứng minh việc tuân thủ DPA này. Khách hàng có thể kiểm toán mỗi năm một lần, với thông báo bằng văn bản trước 30 ngày, trong giờ làm việc, dưới sự bảo mật và tự chịu chi phí, hoặc dựa vào các chứng nhận độc lập hiện hành của các bên xử lý phụ của Carreh khi chúng bao gồm hoạt động xử lý.

11. Trách nhiệm pháp lý và thứ tự ưu tiên

Các giới hạn trách nhiệm trong Điều khoản áp dụng cho DPA này, trong phạm vi pháp luật cho phép. Đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân, DPA này có hiệu lực cao hơn Điều khoản.

12. Phụ lục 1: các biện pháp kỹ thuật và tổ chức

• Tách biệt: Carreh for Business có tài khoản, cơ sở dữ liệu, lưu trữ và khóa riêng, tách biệt với các ứng dụng tiêu dùng của Carreh. Dữ liệu của mỗi công ty được giữ riêng, và mọi yêu cầu đều được kiểm tra dựa trên tư cách thành viên công ty và vai trò của người dùng.
• Kiểm soát truy cập: mã đăng nhập một lần gửi qua email; phiên chỉ được lưu dưới dạng hash; nhân viên Carreh cần mã email và passkey; nhân viên được uỷ quyền chỉ mở nội dung workspace để cung cấp hỗ trợ, giữ an toàn cho Dịch vụ, ngăn chặn gian lận và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, và mọi lần mở đều được ghi lại trong nhật ký hành động của workspace.
• Giám sát: các lần đăng nhập và hành động được ghi lại kèm mạng và thiết bị; kiểm tra tự động gắn cờ các lần đăng nhập bất thường, hóa đơn trùng lặp hoặc bị sửa đổi và hành vi lạm dụng, đồng thời chặn các mạng lạm dụng.
• Mã hóa: TLS khi truyền; mã hóa khi lưu trữ do nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ thực hiện; bí mật trình xác thực được mã hóa bằng AES-256-GCM; mã và token được băm bằng SHA-256 cùng khóa bí mật.
• Ghi nhật ký: nhật ký hành động chỉ ghi thêm, chống sửa đổi, ghi lại các lần đăng nhập và hành động quản trị.
• Khả năng phục hồi: cơ sở dữ liệu được quản lý với khôi phục theo thời điểm và sao lưu; quy trình khôi phục được kiểm thử trước khi ra mắt.
• Phát triển: đánh giá mã, kiểm thử tự động bao gồm các kiểm thử đảm bảo một công ty không thể truy cập dữ liệu của công ty khác; thông tin bí mật không nằm trong mã nguồn.
• Tối thiểu hóa: không có trình theo dõi quảng cáo; nhà cung cấp AI không huấn luyện trên dữ liệu của Khách hàng.