Databehandleraftale

1. Oplysninger om behandlingen

• Emne og varighed: levering af Carreh for Business i kontraktens løbetid og indtil sletning i henhold til afsnit 10.
• Art og formål: hosting, organisering, læsning (herunder med AI), visning, eksport og sletning af rejse- og udgiftsregistreringer, som Kunden konfigurerer og instruerer.
• Registrerede: Kundens medarbejdere, entreprenører og andre brugere samt personer nævnt i deres rejse- og udgiftsregistreringer.
• Personoplysninger: identitets- og kontaktoplysninger, rolle og afdeling, rejseanmodninger, rejseplaner, bookinger og rejsedokumenter, kvitteringer, udgifter, godtgørelser, godkendelser og kommentarer, loginregistreringer.
• Special categories: none intended. Travel documents may incidentally contain identity document numbers; the Customer only uploads them where it has a lawful basis.

2. Instruktioner

Carreh behandler kun personoplysninger efter Kundens dokumenterede instrukser, som er Vilkårene, denne DPA og Kundens brug og konfiguration af Tjenesten, medmindre EU-ret eller medlemsstatslovgivning kræver andet; i så fald underretter Carreh først Kunden, medmindre loven forbyder det. Carreh underretter Kunden, hvis Carreh anser en instruks for ulovlig.

3. Fortrolighed

Alle hos Carreh, der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, er bundet af fortrolighed.

4. Sikkerhed

Carreh implementerer de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag 1 og holder dem passende i forhold til risikoen. Carreh kan opdatere dem, forudsat at det samlede beskyttelsesniveau ikke falder.

5. Underdatabehandlere

Kunden giver Carreh tilladelse til at bruge de underdatabehandlere, der er anført her. Carreh giver arbejdsområdets ejere mindst 30 dages varsel via e-mail om en ny underdatabehandlere. Kunden kan gøre indsigelse ud fra rimelige databeskyttelseshensyn; hvis der ikke findes en løsning, kan Kunden opsige den berørte Tjeneste og få refunderet forudbetalte gebyrer for den resterende periode. Carreh pålægger hver underdatabehandlere databeskyttelsesforpligtelser svarende til denne DPA og er fortsat ansvarlig for dem.

6. Internationale overførsler

Når personoplysninger overføres uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde til et land uden en tilstrækkelighedsafgørelse, støtter Carreh sig på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, med supplerende foranstaltninger hvor det er nødvendigt.

7. Assistance

Under hensyntagen til behandlingens karakter hjælper Carreh Kunden med at besvare anmodninger fra registrerede (Tjenesten gør det muligt for Ownere og Admins at finde, eksportere, rette og slette poster) samt med sikkerhed, brudnotifikationer, konsekvensanalyser og høringer af tilsynsmyndigheder.

8. Brud på persondatasikkerheden

Carreh underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der påvirker Kundens personoplysninger, med de oplysninger, der er tilgængelige på det tidspunkt, og opdaterer dem derefter, efterhånden som undersøgelsen fortsætter.

9. Returnering og sletning

Kunden kan til enhver tid eksportere sine data. Når kontrakten udløber, har Kunden 30 dage til at eksportere; Carreh sletter derefter personoplysningerne inden for 90 dage, undtagen hvor EU-ret eller medlemsstatslovgivning kræver, at de opbevares. Sikkerhedskopier overskrives efter deres normale tidsplan.

10. Revisioner

Carreh stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at dokumentere overholdelse af denne databehandleraftale. Kunden kan revidere en gang om året, med 30 dages skriftligt varsel, i arbejdstiden, under fortrolighed og for egen regning, eller stole på aktuelle uafhængige certificeringer af Carrehs underdatabehandlere, hvor de dækker behandlingen.

11. Ansvar og forrang

Ansvarsbegrænsningerne i Vilkårene gælder for denne DPA, i det omfang loven tillader det. For behandling af personoplysninger har denne DPA forrang over Vilkårene.

12. Bilag 1: tekniske og organisatoriske foranstaltninger

• Adskillelse: Carreh for Business har egne konti, database, lager og nøgler, adskilt fra Carrehs forbrugerapps. Hver virksomheds data holdes adskilt, og hver anmodning kontrolleres mod brugerens virksomhedsmedlemskab og rolle.
• Adgangskontrol: engangskoder til login sendt via e-mail; sessioner gemmes kun som hashes; Carreh-medarbejdere skal bruge en e-mailkode og en passkey; autoriserede medarbejdere åbner kun arbejdsområdets indhold for at yde support, holde tjenesten sikker, forhindre svindel og opfylde juridiske forpligtelser, og hver åbning registreres i arbejdsområdets handlingslog.
• Overvågning: logins og handlinger registreres med netværk og enhed; automatiske kontroller markerer usædvanlige logins, dublerede eller ændrede kvitteringer og misbrug og blokerer misbrugende netværk.
• Kryptering: TLS under overførsel; kryptering i hvile hos hostingudbyderen; autentificeringshemmeligheder krypteret med AES-256-GCM; koder og tokens hashet med SHA-256 og en hemmelig nøgle.
• Logning: en kun-tilføjende, manipulationssikker handlingslog over logins og administrative handlinger.
• Robusthed: administreret database med point-in-time-gendannelse og backups; gendannelsesprocedurer testet før lancering.
• Udvikling: kodegennemgang, automatiserede tests, herunder tests der sikrer, at én virksomhed ikke kan tilgå en andens data; hemmeligheder holdes ude af kildekoden.
• Minimering: ingen reklametrackere; AI-udbydere træner ikke på Kundens data.