Perjanjian Pemrosesan Data

1. Detail pemrosesan

• Subjek dan durasi: menyediakan Carreh for Business selama masa kontrak dan hingga penghapusan berdasarkan bagian 10.
• Sifat dan tujuan: menghosting, mengatur, membaca (termasuk dengan AI), menampilkan, mengekspor, dan menghapus catatan perjalanan dan pengeluaran, sesuai konfigurasi dan instruksi Pelanggan.
• Subjek data: karyawan, kontraktor, dan pengguna lain milik Pelanggan, serta orang-orang yang namanya tercantum dalam catatan perjalanan dan pengeluaran mereka.
• Data pribadi: identitas dan detail kontak, peran dan departemen, permintaan perjalanan, itinerari, pemesanan dan dokumen perjalanan, struk, pengeluaran, penggantian, persetujuan dan komentar, catatan proses masuk.
• Special categories: none intended. Travel documents may incidentally contain identity document numbers; the Customer only uploads them where it has a lawful basis.

2. Instruksi

Carreh memproses data pribadi hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi Pelanggan, yaitu Ketentuan, DPA ini, dan penggunaan serta konfigurasi Layanan oleh Pelanggan, kecuali hukum UE atau negara anggota menentukan lain; dalam hal itu Carreh memberi tahu Pelanggan terlebih dahulu kecuali hukum melarangnya. Carreh memberi tahu Pelanggan jika menurutnya suatu instruksi melanggar hukum.

3. Kerahasiaan

Semua orang di Carreh yang berwenang memproses data pribadi terikat oleh kerahasiaan.

4. Keamanan

Carreh menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi dalam Lampiran 1 dan menjaganya tetap sesuai dengan risiko. Carreh dapat memperbaruinya asalkan tingkat perlindungan secara keseluruhan tidak menurun.

5. Sub-prosesor

Pelanggan memberi wewenang kepada Carreh untuk menggunakan sub-prosesor yang tercantum di sini. Carreh memberi tahu Pemilik workspace setidaknya 30 hari sebelumnya melalui email tentang sub-prosesor baru. Pelanggan dapat mengajukan keberatan atas dasar perlindungan data yang wajar; jika tidak ditemukan solusi, Pelanggan dapat mengakhiri Layanan yang terdampak dan menerima pengembalian dana biaya prabayar untuk periode yang tersisa. Carreh memberlakukan kewajiban perlindungan data pada setiap sub-prosesor yang setara dengan DPA ini dan tetap bertanggung jawab atas mereka.

6. Transfer internasional

Jika data pribadi ditransfer ke luar Wilayah Ekonomi Eropa ke negara tanpa keputusan kecukupan, Carreh mengandalkan Klausul Kontraktual Standar Komisi Eropa, dengan langkah tambahan bila diperlukan.

7. Bantuan

Dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan, Carreh membantu Pelanggan menjawab permintaan subjek data (Layanan memungkinkan Pemilik dan Admin menemukan, mengekspor, mengoreksi, dan menghapus catatan), serta membantu keamanan, notifikasi pelanggaran, penilaian dampak, dan konsultasi dengan otoritas pengawas.

8. Pelanggaran data pribadi

Carreh memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya, dan paling lambat 48 jam setelah mengetahui adanya pelanggaran data pribadi yang memengaruhi data pribadi Pelanggan, dengan informasi yang tersedia saat itu, lalu memperbaruinya seiring berlanjutnya investigasi.

9. Pengembalian dan penghapusan

Pelanggan dapat mengekspor datanya kapan saja. Saat kontrak berakhir, Pelanggan memiliki 30 hari untuk mengekspor; Carreh kemudian menghapus data pribadi dalam 90 hari, kecuali jika hukum UE atau negara anggota mewajibkannya untuk disimpan. Cadangan ditimpa sesuai jadwal normalnya.

10. Audit

Carreh menyediakan informasi yang diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap DPA ini. Pelanggan dapat melakukan audit sekali setahun, dengan pemberitahuan tertulis 30 hari sebelumnya, selama jam kerja, dengan kerahasiaan dan atas biayanya sendiri, atau mengandalkan sertifikasi independen terkini dari sub-prosesor Carreh jika mencakup pemrosesan tersebut.

11. Tanggung jawab dan prioritas

Batasan tanggung jawab dalam Ketentuan berlaku untuk DPA ini, sejauh diizinkan oleh hukum. Untuk pemrosesan data pribadi, DPA ini berlaku di atas Ketentuan.

12. Lampiran 1: langkah teknis dan organisasi

• Pemisahan: Carreh for Business memiliki akun, basis data, penyimpanan, dan kunci sendiri, terpisah dari aplikasi konsumen Carreh. Data setiap perusahaan disimpan terpisah, dan setiap permintaan diperiksa terhadap keanggotaan perusahaan dan peran pengguna.
• Kontrol akses: kode masuk sekali pakai yang dikirim melalui email; sesi hanya disimpan sebagai hash; staf Carreh memerlukan kode email dan passkey; staf yang berwenang membuka konten ruang kerja hanya untuk memberikan dukungan, menjaga keamanan Layanan, mencegah penipuan, dan memenuhi kewajiban hukum, dan setiap pembukaan dicatat dalam log tindakan ruang kerja.
• Pemantauan: proses masuk dan tindakan dicatat beserta jaringan dan perangkat; pemeriksaan otomatis menandai proses masuk yang tidak biasa, struk duplikat atau yang diubah, dan penyalahgunaan, serta memblokir jaringan yang menyalahgunakan.
• Enkripsi: TLS saat transit; enkripsi saat disimpan oleh penyedia hosting; rahasia autentikator dienkripsi dengan AES-256-GCM; kode dan token di-hash dengan SHA-256 dan kunci rahasia.
• Pencatatan: log tindakan yang hanya bisa ditambah dan tahan manipulasi untuk proses masuk dan tindakan administratif.
• Ketahanan: basis data terkelola dengan pemulihan point-in-time dan cadangan; prosedur pemulihan diuji sebelum peluncuran.
• Pengembangan: tinjauan kode, pengujian otomatis termasuk pengujian bahwa satu perusahaan tidak dapat mengakses data perusahaan lain; rahasia dijauhkan dari kode sumber.
• Minimisasi: tidak ada pelacak iklan; penyedia AI tidak melatih model dengan data Pelanggan.