Smlouva o zpracování údajů

1. Podrobnosti o zpracování

• Předmět a doba trvání: poskytování Carreh for Business po dobu trvání smlouvy a do smazání podle oddílu 10.
• Povaha a účel: hostování, organizace, čtení (i pomocí AI), zobrazování, export a mazání cestovních a výdajových záznamů, jak zákazník nastaví a nařídí.
• Subjekty údajů: zaměstnanci, dodavatelé a další uživatelé Zákazníka a osoby uvedené v jeho cestovních a výdajových záznamech.
• Osobní údaje: identifikační a kontaktní údaje, role a oddělení, cestovní žádosti, itineráře, rezervace a cestovní doklady, účtenky, výdaje, náhrady, schválení a komentáře, záznamy o přihlášení.
• Special categories: none intended. Travel documents may incidentally contain identity document numbers; the Customer only uploads them where it has a lawful basis.

2. Pokyny

Carreh zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Zákazníka, kterými jsou Podmínky, toto DPA a používání a konfigurace Služby Zákazníkem, pokud právní předpisy EU nebo členského státu nestanoví jinak; v takovém případě Carreh nejprve informuje Zákazníka, pokud to zákon nezakazuje. Carreh informuje Zákazníka, pokud považuje pokyn za protiprávní.

3. Důvěrnost

Všichni v Carreh oprávněni zpracovávat osobní údaje jsou vázáni mlčenlivostí.

4. Zabezpečení

Carreh zavádí technická a organizační opatření uvedená v příloze 1 a udržuje je přiměřená riziku. Carreh je může aktualizovat za předpokladu, že celková úroveň ochrany se nesníží.

5. Dílčí zpracovatelé

Zákazník opravňuje Carreh používat zde uvedené dílčí zpracovatele. Carreh informuje vlastníky pracovních prostorů e-mailem o novém dílčím zpracovateli nejméně 30 dní předem. Zákazník může vznést námitku z oprávněných důvodů týkajících se ochrany údajů; pokud se nenajde řešení, může Zákazník ukončit dotčenou Službu a obdržet náhradu předplacených poplatků za zbývající období. Carreh ukládá každému dílčímu zpracovateli povinnosti v oblasti ochrany údajů rovnocenné tomuto DPA a zůstává za ně odpovědný.

6. Mezinárodní předávání

Pokud jsou osobní údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor do země bez rozhodnutí o odpovídající ochraně, Carreh se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, v případě potřeby s dodatečnými opatřeními.

7. Podpora

S ohledem na povahu zpracování Carreh pomáhá Zákazníkovi vyřizovat žádosti subjektů údajů (Služba umožňuje Vlastníkům a Adminům vyhledávat, exportovat, opravovat a mazat záznamy) a dále v oblasti zabezpečení, oznámení o porušení, posouzení dopadů a konzultací s dozorovými úřady.

8. Porušení zabezpečení osobních údajů

Carreh informuje Zákazníka bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin poté, co se dozví o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se osobních údajů Zákazníka, s informacemi dostupnými v dané době, a poté je aktualizuje podle toho, jak vyšetřování pokračuje.

9. Vrácení a smazání

Zákazník může svá data kdykoli exportovat. Po skončení smlouvy má Zákazník 30 dní na export; Carreh poté do 90 dní odstraní osobní údaje, s výjimkou případů, kdy jejich uchovávání vyžaduje právo EU nebo členského státu. Zálohy jsou přepsány podle svého běžného plánu.

10. Audity

Carreh zpřístupňuje informace potřebné k prokázání souladu s tímto DPA. Zákazník může provést audit jednou ročně, na základě 30denní písemné výpovědi, v pracovní době, za zachování důvěrnosti a na vlastní náklady, nebo se spolehnout na aktuální nezávislé certifikace subprocesorů Carreh, pokud pokrývají zpracování.

11. Odpovědnost a přednost

Omezení odpovědnosti v Podmínkách se na tuto DPA vztahují v rozsahu povoleném zákonem. Pro zpracování osobních údajů má tato DPA přednost před Podmínkami.

12. Příloha 1: technická a organizační opatření

• Oddělení: Carreh for Business má vlastní účty, databázi, úložiště a klíče, oddělené od spotřebitelských aplikací Carreh. Data každé společnosti jsou uchovávána odděleně a každý požadavek se kontroluje proti členství uživatele ve společnosti a jeho roli.
• Řízení přístupu: jednorázové přihlašovací kódy zasílané e-mailem; relace ukládány pouze jako hashe; zaměstnanci Carreh potřebují e-mailový kód a přístupový klíč; oprávnění zaměstnanci otevírají obsah pracovního prostoru pouze za účelem poskytování podpory, zajištění bezpečnosti Služby, prevence podvodů a plnění zákonných povinností a každé otevření je zaznamenáno v protokolu akcí pracovního prostoru.
• Monitorování: přihlášení a akce se zaznamenávají spolu se sítí a zařízením; automatické kontroly označují neobvyklá přihlášení, duplicitní nebo pozměněné účtenky a zneužití a blokují zneužívané sítě.
• Šifrování: TLS při přenosu; šifrování v klidu zajišťuje poskytovatel hostingu; tajné klíče autentizátoru šifrované pomocí AES-256-GCM; kódy a tokeny hashované pomocí SHA-256 a tajného klíče.
• Protokolování: protokol akcí pouze pro přidávání, odolný proti manipulaci, zaznamenávající přihlášení a administrativní úkony.
• Odolnost: spravovaná databáze s obnovou k určitému bodu v čase a zálohami; postupy obnovy testovány před spuštěním.
• Vývoj: kontrola kódu, automatizované testy včetně testů, ��e se jedna společnost nedostane k datům druhé; tajné klíče mimo zdrojový kód.
• Minimalizace: žádné reklamní trackery; poskytovatelé AI netrénují na datech zákazníka.